1. Kapsam ve verilerden kim sorumludur?

Bu politika, Quantum Intelligence Hub Ltd tarafından yayımlandığı veya bağlantı verildiği yerlerde; QIHHUB.COM, QIHHUB.INFO, QIHNETWORK.COM, QIHHUB.ONLINE, QIHHUB.NET, QIHHUB.SHOP, QIHHUB.STORE, OMERAKIN.NL ve QIH tarafından yönetilen bağlantılı hizmet ve platformlarda uygulanır.

Quantum Intelligence Hub Ltd, 17246860 şirket numarasıyla İngiltere ve Galler’de kayıtlıdır. Kayıtlı ofisi 71–75 Shelton Street, Covent Garden, London, WC2H 9JQ, United Kingdom adresindedir.

Web sitelerimizi işletmek, hesapları yönetmek, hizmet satmak, fatura düzenlemek, dolandırıcılığı önlemek ve talepleri yanıtlamak gibi kendi ticari amaçlarımız için topladığımız veriler bakımından QIH normal olarak veri sorumlusu sıfatıyla hareket eder.

2. Toplayabileceğimiz kişisel veriler

Doğrudan sağladığınız bilgiler

• ad, işletme adı, görev ve iletişim bilgileri;
• hesap, kimlik doğrulama ve yetkili kullanıcı bilgileri;
• fatura adresi, fatura, işlem referansı ve abonelik bilgileri;
• talep, destek, şikâyet ve diğer yazışmalar;
• hizmet için sağlanan belgeler, talimatlar, bilgi bankası içerikleri ve dosyalar;
• gizlilik seçimleri, pazarlama tercihleri ve onay kayıtları.

Hizmet kullanımı sırasında oluşan bilgiler

• telefon numarası, arayan kimliği, arama zamanı, süresi ve yönlendirme bilgileri;
• kayıt veya transkripsiyon etkin ve hukuka uygun olduğunda ses kaydı ve görüşme metni;
• e-posta, web sohbeti, WhatsApp, sosyal medya ve diğer kanal mesajları;
• randevu, rezervasyon, hizmet talebi ve takip bilgileri;
• AI girdileri, yanıtları, özetleri, sınıflandırmaları ve insan desteğine aktarım kayıtları;
• tercihlerinize tabi çerez kimlikleri, site etkileşimleri ve analitik olayları;
• IP adresi, cihaz, tarayıcı, işletim sistemi, oturum, sunucu ve güvenlik logları.

Başkalarından alınan bilgiler

Kurumsal müşterilerimizden, yetkili kullanıcılardan, ödeme ve iletişim sağlayıcılarından, kamuya açık ticari kaynaklardan, yönlendirme ortaklarından, güvenlik hizmetlerinden ve bağladığınız platformlardan veri alabiliriz.

Gerekli, hukuka uygun ve ilgili hizmet yapılandırmasıyla açıkça desteklenmiş olmadıkça özel nitelikli veya yüksek hassasiyetli verilerin sisteme girilmemesini isteriz.

3. Verileri neden kullanıyoruz ve hukuki dayanaklarımız

Onaya dayandığımız durumlarda, geri çekmeden önceki işlemenin hukuka uygunluğunu etkilemeden onayınızı geri çekebilirsiniz. Meşru menfaate dayandığımızda menfaatlerimizi kişilerin hakları ve makul beklentileriyle dengeleriz.

4. QIH HUB AI Dijital Resepsiyon ve Dijital Admin

AI destekli hizmetlerimiz arama ve dijital mesajları karşılayabilir, istenen dili veya hizmeti belirleyebilir, onaylı işletme bilgisini bulabilir, özet hazırlayabilir, randevu oluşturabilir, talepleri yönlendirebilir ve insan operatöre aktarabilir.

• Kişiye AI sistemiyle iletişim kurduğu bildirilmelidir.
• AI çıktısı eksik veya hatalı olabilir; hukuki, tıbbi, mali ya da düzenlemeye tabi profesyonel tavsiye sayılmamalıdır.
• Kurumsal müşteri kendi kullanımında bilgi bankasını, kanalları, amaçları ve insan desteğine aktarım kurallarını belirler.
• Hizmet yapılandırmasına uygun veri minimizasyonu ve erişim sınırlamaları uygularız.
• Ayrıca ve şeffaf biçimde kararlaştırılmadıkça, müşteri görüşmelerini genel amaçlı bir AI modelini eğitmek için kullanmayız.

Otomatik karar verme

Standart Dijital Resepsiyon hizmetimiz, kişiler üzerinde hukuki veya benzer ölçüde önemli sonuç doğuran yalnızca otomatik kararlara yönelik değildir. AI talepleri sınıflandırabilir, önceliklendirebilir, özetleyebilir veya yönlendirebilir; ancak insan incelemesi yolu korunmalıdır.

5. Telefon aramaları, mesajlar, transkripsiyon ve kayıtlar

Hizmet yapılandırmasına göre görüşmeler; hizmet sunumu, randevu yönetimi, kalite, güvenlik ve uyuşmazlık çözümü için yazıya çevrilebilir, özetlenebilir veya kaydedilebilir. Gerektiğinde kayıt ya da transkripsiyon başlamadan önce sesli veya yazılı bildirim verilir.

Kayıt özelliğini etkinleştiren kurumsal müşteri, kullanıldığı ülkelerdeki hukuk kurallarına uymaktan sorumludur. Mümkün olduğunda kişiler insan temsilci veya alternatif iletişim kanalı talep edebilir.

Gelen hizmet görüşmeleri ile giden pazarlama faaliyetleri birbirinden ayrıdır. Otomatik giden pazarlama, PECR dâhil uygulanabilir mevzuatın gerektirdiği izin, engelleme listesi kontrolleri ve diğer güvenceler olmadan yapılmamalıdır.

6. Veri sorumlusu ve veri işleyen sorumlulukları

QIH veri işleyen olduğunda verileri, uygulanabilir hukuk ve Veri İşleme Sözleşmesi saklı kalmak üzere, ilgili kurumsal müşterinin belgelenmiş talimatlarına göre işler. Kurumsal müşteri; geçerli hukuki dayanağı belirlemek, kendi gizlilik bildirimini sunmak, kayıt/pazarlama/saklama ayarlarını hukuka uygun yapılandırmak, QIH’ye verdiği bilgilerin doğruluğunu sağlamak ve kişi hakları taleplerini yanıtlamaktan sorumludur.

QIH; kendi hesap yönetimi, güvenlik, faturalandırma, uyum ve hukuki kayıt işlemlerinde bağımsız veri sorumlusu olarak üstlendiği işlemlerden sorumludur.

7. Çerezler ve benzer teknolojiler

Web sitelerimiz güvenlik, oturum, tercih ve zorunlu işlevler için gerekli çerezleri kullanabilir. Gerektiğinde onayınızla analitik, performans, gömülü içerik veya pazarlama teknolojileri kullanılabilir.

Ayrıntılar için Çerez Politikamıza bakınız.

8. Kişisel verileri kimlerle paylaşabiliriz?

• hosting, bulut, veri tabanı ve siber güvenlik sağlayıcıları;
• AI modeli, konuşma tanıma, transkripsiyon ve otomasyon sağlayıcıları;
• telefon, SIP, mesajlaşma, e-posta ve sosyal kanal sağlayıcıları;
• ödeme işleyicileri, bankalar, muhasebe ve faturalama sağlayıcıları;
• takvim, CRM, destek ve verimlilik sağlayıcıları;
• hukuka uygun olduğunda danışmanlar, denetçiler, sigortacılar, düzenleyiciler, mahkemeler ve kolluk;
• uygun güvencelerle gerçek bir şirket işlemi kapsamındaki alıcı, yatırımcı veya halef.

Önemli hizmet sağlayıcılarımız ayrıca Alt İşleyenler Listesinde yayımlanacaktır. Kişisel veri satmayız.

9. Uluslararası veri aktarımları

Uluslararası hizmetlerimiz nedeniyle veriler Birleşik Krallık veya toplandığı ülke dışında işlenebilir. Aktarım yalnızca tanınmış bir hukuki mekanizma bulunduğunda yapılır.

Aktarıma göre UK yeterlilik düzenlemeleri, UK International Data Transfer Agreement, AB Standart Sözleşme Maddelerine UK Addendum, AB Standart Sözleşme Maddeleri, tamamlayıcı teknik/sözleşmesel önlemler ve gerektiğinde aktarım risk değerlendirmesi veya veri koruma testi uygulanabilir.

İlgili güvence hakkında bilgi için privacy@qihhub.com adresine yazabilirsiniz.

10. Verileri ne kadar süre saklarız?

Verileri yalnızca belirtilen amaç, sözleşme, güvenlik, uyuşmazlık ve hukuki yükümlülükler için makul ölçüde gerekli olduğu sürece saklarız.

• Hesap ve hizmet kayıtları: sözleşme boyunca ve yönetim ile talepler için gerekli makul dönem.
• Fatura ve vergi kayıtları: şirket, muhasebe ve vergi hukukunun gerektirdiği süre.
• Arama, kayıt, transkript ve mesajlar: müşterinin yapılandırdığı süre, sözleşme talimatı ve mevzuata göre.
• Güvenlik logları: tehdit, inceleme ve denetim ihtiyacına uygun süre.
• Pazarlama ve engelleme kayıtları: onay geri çekilene, itiraz edilene veya gereksiz hâle gelene kadar; vazgeçme tercihini korumak için asgari kayıt tutulabilir.

Veriler korumalı yedeklerde, üzerine yazılıncaya kadar geçici olarak kalabilir. Hukuki muhafaza, düzenleyici inceleme veya dava için belirli kayıtlar daha uzun tutulabilir.

11. Veri koruma haklarınız

Uygulanabilir hukuk ve istisnalara bağlı olarak; bilgilendirilme, erişim, düzeltme, silme, işlemeyi sınırlama, meşru menfaate dayalı işlemeye ve doğrudan pazarlamaya itiraz, veri taşınabilirliği, onayı geri çekme, nitelikli otomatik kararlarda insan müdahalesi isteme ve yetkili kuruma şikâyet haklarınız bulunabilir.

Talep için privacy@qihhub.com adresine yazın. Kimliğinizi doğrulamamız gerekebilir. Veri bir kurumsal müşterimiz aracılığıyla işlendiyse talebi veri sorumlusu olan müşteriye yönlendirebilir veya yanıtlamasına yardım edebiliriz.

12. Güvenlik ve olay yönetimi

Rol bazlı erişim, kimlik doğrulama, aktarım sırasında şifreleme, loglama, izleme, yedekleme, ortam ayrımı, zafiyet yönetimi, sağlayıcı incelemesi ve olay müdahalesi dâhil risk temelli teknik ve organizasyonel önlemler uygularız.

İnternete bağlı hiçbir sistem için mutlak güvenlik garantisi verilemez. Müşteriler kendi hesaplarını, cihazlarını, kullanıcı yetkilerini ve bağlı platformlarını korumalıdır.

13. Çocuklar ve eğitim hizmetleri

Genel ticari sitelerimiz ve QIH HUB AI kurumsal hizmetleri çocuklara yönelik değildir. Çocuk verilerini davranışsal reklam amacıyla bilerek kullanmayız.

Çocuklara yönelik ayrı bir eğitim hizmetinde özel gizlilik bildirimi, yaşa uygun koruma, gerektiğinde veli veya okul katılımı, veri minimizasyonu ve erişim kontrolleri uygulanır. Kurumsal müşteriler, hukuka uygun ve açıkça desteklenen bir kullanım bulunmadıkça sistemi çocuk verisi toplamak üzere yapılandırmamalıdır.

14. Pazarlama iletişimleri

Hukukun izin verdiği ölçüde ve haklarınızın önüne geçmediği durumlarda ilgili kurumsal bilgiler gönderebiliriz. Alıcı veya kanal için gerektiğinde onay alınır. Mesajdaki bağlantıdan veya bize yazarak çıkabilirsiniz. Pazarlamadan çıkmak zorunlu hizmet, güvenlik, fatura ve sözleşme bildirimlerini durdurmaz.

15. Harici siteler ve bağlı platformlar

Sitelerimiz üçüncü taraf platformlara bağlantı verebilir veya onlarla entegre olabilir. Bu kuruluşlar bağımsız veri sorumlusu olarak kendi gizlilik koşullarını uygulayabilir. Bir entegrasyonu etkinleştirmeden önce ilgili bildirimleri incelemenizi öneririz.

16. Politika değişiklikleri

Hizmetlerimiz, sağlayıcılarımız veya hukuki yükümlülüklerimiz değiştiğinde bu politikayı gözden geçiririz. Güncellenen sürümü yeni tarihle yayımlarız. Önemli bir değişiklik verilerin kullanımını etkilerse yeni işleme başlamadan önce ilgili kişilerin dikkatine sunmak için makul adımlar atarız.

17. İlgili belgeler

• Çerez Politikası
• GDPR ve UK GDPR Uyumu
• Veri Koruma Politikası
• Güvenlik ve Güven Politikası
• Alt İşleyenler Listesi
• AI Şeffaflık Bildirimi
• Web Sitesi Kullanım Koşulları